Evrak Zimmet Defteri nedir ? Hangi kurumlar tarafından kullanılır?

Evrak Zimmet Defteri nedir ? Hangi kurumlar tarafından kullanılır ?

Evrak zimmet defteri kurumlarda evrak kayıt odasında bulunan bir görevlinin gelen evrakın kim tarafından, hangi tarihte ve saatte getirip teslim ettiğine dair alınan kayıt ve imzası ve kim tarafından teslim alındığına veriliş ve tekrardan çıkış tarihi ve beye gönderildiğine dair alınan bilgilerin kayıt altına alınana defterdir. Evrak kayıt belediyelerde, valilik ve adliyelerde, tapu kadastro, çevre şehircilik gibi kurumlarda hem yazımdan hemde sanal ortamda alınan kayıt defteridir.

Evrak zimmet defteri, daha çok kamu kurum ve kuruluşlarında şubeler, kısımlar ve departmalar arasında veya kurumun bağlı olduğu üst kademe ile evrak yazılan yerin alt kademelerine evrak gönderirken ve sayılan bu kademelerden evrak alırken kullanılan evrağın gönderilmek üzere ve evrağı teslim alan kiininde evrağın gereğini yapmak züere evrağı aldığına dair kimzalanan bir defterdir. Evrak zimmet defterine attığımız imza karşılığı gönderdiğimiz veya aldığımız evraklar aynı zamanda evvrağın gönderildiğine dair bir ispat ve takip etmesini kolay kılan bir uygulamadır. Bu defterin tutulmasındaki amaç, evrağın kaybolmasını önlemeki, kaybolduğundaveya evrağın gereği yapılmadığı durumlarda ise kaybeden ve gereğini yapmaya kişileri tespit etmek ve gerekli işlemleri yapmaktır.

Evrak zimmet defteri içerisinde genellikle Kamu Kurum ve kuruluşlarında bulunan bir takım Evrakların geldi gittiği veya işlendiği gibi verilerinin bu defterler içerisinde içerisinde bulunur. ÖZellikle bu defter kamu ve kurumlarında bulunsa da bazen Özel sektörde de bulunmaktadır Bu defterin içerisinde var olan Evrakların geldiğine dair evrak zimmet defterini attığımız imza karşılığında Evrakların alınması gibi değişik bir çok işlem üretilmektedir bu defterin tutulmasındaki temel amaç evrağın kaybolmaması ve önemli evrağın Arandığı zaman nerede olduğunu bulunması ile ilgili çalışmaların kısa olarak bulunur. Evrak zimmet defterinin dolduğu durumunda yani defterinde olması ve yerine yeni deftere açılması durumunda evrak zimmet defteri olduğu şekilde hiçbir şekilde değişiklik yapılmadan arşive kaldırılır ve gerekli olduğu durumlarda arşiv sorumlusu tarafından arşivden çıkartılarak tekrardan Kullanıma sunulur.